4〜7ヶ月前 |
ほとんどの賃貸借契約書に中途解約に関する条文があります。
条文をよく読んで、貸主に対する解約の通知はいつまでに行えばよいかを確認します。
第○○条(期間内解約)
上記の例では「契約終了予定日(明渡し期日)の6ヶ月前まで」に、貸主に対して書面で通知する事が定められています。いい物件が早めに見つかり、解約予告の残存期間をかなり残した状態で移転を決行することもあります。この場合、前の事務所の解約予告残存期間に支払う賃料と新たな事務所で支払う賃料とがダブルことになります。 新しい事務所の賃料起算日が、貸主の好意で「移転の日から数週間〜数ヶ月間猶予」していただける場合もありますので交渉してみましょう。
貸室の明渡し条件に「借主の負担による原状回復工事義務」があります。原状回復工事費用はビルの規模や貸主の考え方、貸室の状態によって異なりますが、通常坪当たり20,000円から50,000円位かかります。
これらの費用も移転経費として予算化しておく必要がありますので、早めに見積書をとって起きましょう。
引越会社の見積もりに荷造り用の資材が含まれない場合
手ごろな大きさの箱・ガムテープ・割れ物を包む古新聞等を用意
第○○条(明渡し)
原状回復工事の範囲について紛争となるケースが増加しております。
今のところ下記の方法で「慣例的」に処理されております。
※原状回復=入居時の状態に戻す
敷金や保証金の返還時期が賃貸借契約書に記載されております。
貸室明渡し後、水光熱費の清算が出来た時点で返還してもらえるケースもあれば、貸室明渡し後3ヶ月間〜6ヶ月間、据え置いて返還されるケースもあります。
「敷金・保証金」を新たな事務所の「敷金・保証金」にそのまま充てることは、新事務所の契約時期と現事務所から敷金・保証金が戻ってくる時期が異なりますので難しいと考えた方がよいと思います。
このことも移転予算の計画を立てる際の重要事項となりますので、予め確認しておく事をお薦めします。
移転の動機は一般的に「縮小移転・拡張移転・統廃合・設備の老朽化・立地条件の変更」の5種類ですが、室内環境の改善や設備増強などインフラに関連するケースも多く見受けられます。
それぞれの動機によって移転計画の立て方は異なりますが、何よりも大事な事は「移転動機」を明確にして無駄な作業や費用を発生させないよう適切なサポートを心掛けましょう。
事務所の移転計画を考える際に必要なことをご説明します。
移転先を決めたあとにオフィスの使い方を検討する方がいらっしゃいますがこれは間違いです。
移転先が決まったあとにデスクや会議室のレイアウトを行うと、スペースに無駄が出たり、購入予定の什器が収まらないなど、さまざまな問題が発生します。
オフィス探しをはじめる前に以下の事項を検討することで、よりよい移転先の選定が出来るばかりでなく、移転コストも無駄なく最適な状態で設定することが可能になります。
毎月定額で支払う賃料や共益費は、それぞれの坪単価×契約面積で求めます。
新しい事務所の部屋の形状や入り口の位置や窓の向きなどによって、実際に使用できる有効面積が異なりますが、目安となる面積は決めておく必要がありあます。
1人当りの平均使用面積は1.5坪〜3坪位です。
1人当りの平均使用面積は2.0坪〜4.0坪位です。
1人当りの平均使用面積は2.5〜5.0坪位です。
共益費の金額はビルによってまちまちです。一般的には坪当り3,000円から5,000円の間で設定されております。賃料が安くても共益費が高額な場合は支払う金額が膨らんでしまいますので、必ず賃料・共益費両方のバランスを確認し、支払える賃料・共益費の上限を確認します。
主な什器備品例
など
社長室、会議室、ミーティングブース、更衣室などの間仕切り工事にかかる費用を見積もります。
天井まで間仕切りする場合は、煙感知機の増設が必要となる場合があります。
新しい事務所が決まったら、工事業者から(防災関係はビル側の専任業者が指定されている事がありあます)に見積りを取りましょう。
コンピュータや電気機器の電源を確保する為の工事費用で下記のタイプがあります。
専門の業者にプランを説明して見積を取ります。
ビルに袖看板がある場合は、看板の制作費と取り付け費用を見積もります。
通常はビル側の業者に依頼しますので、新しい事務所が決まったら、貸主か管理会社に相談して、早めに手配をしましょう。
ビル側の機械警備システムの他、個別で警備システムを導入する場合は、新しい事務所の貸主か管理会社に相談して、既存の警備会社とのトラブルが発生しないよう注意します。
引越しにともなって廃棄する物(什器備品・OA器具等)がある場合は、リスト化して「廃棄処分」にかかる費用を予め見積もっておきます。
移転先が決まり、賃貸借契約が終了しましたら管轄の法務局で住所移転の登記を申請します。
事業の内容や性質によって選択されますが、都心の場合は出来る限り複数の路線が使用できる立地を選択することが望ましいです。取引先や関係会社との往復が多い場合は相手先の立地に近い所に事務所を構えることが良いように思われますが、徒歩圏内でコミュニケーションが取れる立地の場合、必要以上に行き来しなければならないようなことになってしまうなどデメリットもありますのでよく検討する必要があります。